วันนี้ผมมีโอกาสได้เข้าเมือง
(ต่างจากปกติที่มักอยู่แถวทุ่งบางกะปิ) มาบรรยายที่บริษัท Deloitte
(Thailand) ตรงถนนสาธร
ทำให้มีโอกาสได้เปิดหูเปิดตาและตื่นตาตื่นใจไปกับการจัดวางออฟฟิสสมัยใหม่
ซึ่งแตกต่างจากออฟฟิสในแบบเดิมๆ โดยเฉพาะกับแบบราชการที่ผมคุ้นเคยเป็นอย่างมาก
การจัดวางออฟฟิสเป็นปัจจัยที่สำคัญประการหนึ่งต่อการเพิ่ม (หรือลด)
ผลิตภาพในการทำงาน เนื่องจากพนักงานมักถูกคาดหวังว่าต้องทุ่มเทกับการทำงาน
พนักงานส่วนใหญ่จึงจำเป็นต้องใช้เวลาที่ออฟฟิสมากกว่าที่บ้าน ดังนั้นการจัดวางออฟฟิสให้น่าอยู่และน่าทำงานจึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก
ทั้งนี้ในระบบเศรษฐกิจแบบเดิม
การจัดวางออฟฟิสส่วนใหญ่จะจัดในลักษณะของแบบคอกปิด (Closed
Cubical) ซึ่งมีจุดเด่นในเรื่องของการใช้พื้นที่ให้มีประโยชน์สูงสุด
และยังเป็นการสร้างความเป็นส่วนตัวให้กับพนักงาน
อย่างไรก็ตาม
ด้วยการทำงานในปัจจุบันที่ต้องการความคิดสร้างสรรค์จากคนรุ่นใหม่
รวมถึงการทำงานเป็นทีม การจัดออฟฟิสสมัยใหม่จึงเป็นลักษณะของการเปิดพื้นที่มากขึ้น
(Open
Plan) โดยการมีโต๊ะประชุมใหญ่ๆ เป็นหลัก
มีมุมพักผ่อนและมุมที่พนักงานจะสังสรรค์กันเพิ่มขึ้น มีไวไฟความเร็วสูง (มาก)
นอกจากนี้ยังเลือกที่จะใช้สีสันในการตกแต่งมากขึ้นด้วยเช่นกัน
ซึ่งสีแต่ละสีเองก็ส่งผลทางด้านจิตวิทยาที่แตกต่างกัน
(เช่นสีฟ้าช่วยเพิ่มความสงบใจ สีเขียวเพิ่มความคิดสร้างสรรค์
สีแดงเพิ่มพลังในการทำงาน สีน้ำตาลเพิ่มความขี้เกียจ หรือสีชมพูช่วยลดความก้าวร้าว
เป็นต้น)
ในขณะที่หัวหน้างานก็จะเลือกจัดออฟฟิสแบบเข้าถึงง่าย
เพื่อที่จะเพิ่มประสิทธิภาพในการประสานการทำงาน
ในขณะที่หัวหน้างานเองก็ง่ายต่อการสอดส่องดูแลพนักงาน
อย่างไรก็ดี
จริงๆ แล้วการจัดแบบ Open
Plan นี้ก็มีข้อเสียเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการไม่มีความเป็นส่วนตัว
การไม่มีสมาธิในการทำงานบางประเภท (ที่ต้องการสมาธิเป็นหลัก) รวมไปถึง
ปัญหาในด้านการรักษาความลับทางการค้าและสัญญาการค้าต่างๆ เป็นต้น
จากการสำรวจของบริษัท
Dale
Office Inter พบว่า เกือบครึ่งหนึ่งของคนที่ตอบแบบสอบถามระบุว่า
การจัดวางออฟฟิสที่มีส่วนผสมของทั้งสถานที่ทำงานและสถานที่พักผ่อนจะมีส่วนสำคัญต่อการลดความเครียดจากงาน
สร้างความยืดหยุ่นจากการทำงานในแต่ละประเภท และยังช่วยเพิ่มผลิตภาพในการทำงาน
นอกจากนี้ ด้วยความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยีได้ส่งผลให้ลักษณะของงานเกิดการเปลี่ยนแปลง
อันทำให้เกิด "ลักษณะของออฟฟิสสำหรับอนาคต (Office
in the Future) ขึ้นโดยมีลักษณะดังนี้
1.
การทำงานระยะไกลจะมีโอกาสเกิดมากขึ้น
โดยจากการศึกษาของ Fuze Research
พบว่า ประมาณร้อยละ 83 ของคนงานไม่คิดว่าพวกเขาไม่จำเป็นที่จะต้องทำงานอยู่ที่ออฟฟิสตลอดเวลา
ในขณะที่ประมาณร้อยละ 38 ระบุว่า เขาเหล่านั้นชอบในการทำงานระยะไกล (Remote
Work) มากกว่า
2.
ด้วยแนวโน้มของงานที่เปลี่ยนแปลงไปส่งผลให้ออฟฟิสในลักษะทางกายภาพมีแนวโน้มลดลง
และถูกเปลี่ยนเป็นแบบการใช้ออฟฟิสร่วมกัน (Collaborative Office
Space) มากขึ้น
3.
การทำงานในโต๊ะประจำเดิมๆ
จะเริ่มหมดไป
ในขณะที่การทำงานในลักษณะของโต๊ะประชุมหรือการทำงานในร้านกาแฟจะมีโอกาสเกิดขึ้นมาก
4.
ชั่งโมงการทำงานแบบจาก 9
โมงถึง 5 โมงเย็นจะเริ่มหายไป แต่จะเป็นการทำงานในลักษณะของ 7 วัน 24 ชั่วโมง
หรือเป็นลักษณะของงานที่จะมีความยืดหยุ่นมากขึ้น
ดังนั้นการจัดวางออฟฟิสที่เหมาะสมจึงควรเน้นไปที่
"ความหลากหลาย" สำหรับพนักงานที่ทำงานในแต่ละประเภท
และที่มีสไตล์การทำงานที่หลากหลาย
เช่นอาจมีทั้งแบบคอกสำหรับพนักงงานที่ต้องการความสงบ มีแบบโต๊ะใหญ่เปิดสำหรับพนักงงานที่ต้องทำงานเป็นทีม
มีแบบห้องสำหรับงานที่ต้องการประชุม มีแบบนอนทำงานสำหรับงานที่ต้องการไอเดียใหม่ๆ
เป็นต้น โดยไม่จำเป็นที่พนักงานจะต้องนั่งทำงานที่โต๊ะเดิมๆ ของตัวเอง
แต่สามารถปรับเปลี่ยนโต๊ะทำงานได้ตามความต้องการ รวมไปถึงมีมุมตรงกลางที่จะให้พนักงานได้พักผ่อน
ซึ่งจะเป็นกุญแจสำคัญในการลดความเครียดจากการทำงาน ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม
ลดความน่าเบื่อจากการทำงาน พัฒนาความคิดสร้างสรรค์ ลดอัตราการลาออกจากงานได้